MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CAPITULO I. – GENERALIDADES

Fabcom S.A.S. es una sociedad comercial con domicilio en la ciudad de Cartagena – Colombia, ubicada en la el Km 1 de la zona industrial de Mamonal Bloc Port, bodega 56. Página Web: www.fabcomsas.com. Para todos los efectos relacionados con el presente manual, comunicarse a los Tels: 6777317 y al correo electrónico: protecciondedatos@fabcomsas.com

1.- Preámbulo

La Constitución Política de la República de Colombia en el Artículo 15 consagra el derecho de Habeas Data, el cual consiste en la posibilidad de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata o circula esa clase de información.

La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, estableció las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de cualquier persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos a implementar un Manual de Políticas y Procedimientos para garantizar el cabal cumplimiento de la ley aquí citada, en especial en lo atinente a Reclamos y quejas.

La Ley 1581 en su Artículo 25 ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en esta Ley.
El 27 de junio de 2013 se expidió el Decreto 1377 que reglamentó en su capítulo III aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.

En consecuencia de lo señalado en los párrafos precedentes, FABCOM S.A.S. considera que uno de los elementos principales en los que se sustenta la confianza de sus Clientes, Proveedores, Empleados, Accionistas y Asesores Externos lo constituye la salvaguarda de su información y la efectiva limitación de su uso conforme a lo previsto en las disposiciones legales que, en cada caso, resulten de aplicación. En otras palabras, la Confidencialidad de los datos personales de todos los que de una manera u otra tengan relación o vínculo con FABCOM S.A.S.

No obstante al compromiso de confidencialidad anteriormente mencionado, FABCOM S.A.S. agrega un conjunto de normas y procedimientos específicos, con el propósito de proteger y asegurar el tratamiento apropiado de la información de carácter personal que, como consecuencia del desarrollo de sus actividades empresariales, obtiene de sus clientes, proveedores, accionistas, empleados o administradores, o de cualquier otra persona natural con la que se relaciona.

Con fundamento en la Ley y con el respeto de los derechos de sus Clientes, Proveedores, Empleados, Accionistas y terceros en general, FABCOM S.A.S., adopta la siguiente política sobre tratamiento de datos personales.

2.- Marco Normativo

El presente manual de políticas y tratamiento de datos personales se fundamenta en las siguientes normas:

  • Ley 1581 del 17 de octubre de 2012
    · Decreto 1377 de 27 de junio/13
    · Decreto 886 de 13 mayo/14
    · Decreto 1074 de 26 mayo/15. (Reglamentó parcialmente la Ley 1581 de 17 octubre de 2012, y dictó medidas generales para protección de datos personales)

3.- Alcance

Las políticas sobre el tratamiento de datos personales son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados, administradores, los contratistas y terceros que obran en nombre de FABCOM S.A.S.

Todos los empleados deben observar y respetar las políticas de manejo de la información arriba señalada, así como las demás relacionadas con el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de FABCOM S.A.S. se obliguen a cumplir estas políticas. El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a FABCOM S.A.S. en virtud del incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

4.- Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros)

Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Así mismo, se consideran públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co).

Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos ylo el Tratamiento de los datos

Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos. En otras palabras, persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado de la información pero por cuenta del Responsable de la información.

POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales
Habeas Data: frase legal en latín; la traducción más literal de tal frase es: tener datos presentes siendo hábeas la segunda persona singular del presente de subjuntivo del verbo latino habere (en este caso entendido como ‘tener’). Esto es; en ejercicio de una acción constitucional o legal, que tiene cualquier persona que figura en un registro o banco de datos, de acceder a tal registro para conocer qué información existe sobre su persona, y de solicitar la corrección o eliminación de esa información si le causara algún perjuicio.

También puede aplicarse al derecho al olvido, esto es, el derecho a eliminar información que se considera obsoleta por el transcurso del tiempo y ha perdido relevancia para seguir siendo informada.

CAPITULO II. – PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La interpretación y aplicación de la presente política, se hará de manera armónica e integral con los siguientes

 principios
1.- Principios relacionados con la recolección de datos personales.

a. Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

El principio de libertad aplica para la recolección de datos personales a través de formatos establecidos en Fabcom S.A.S., así como para la recolección de información hecha a través de los anexos a dichos formatos o documentos que entregan los titulares de los datos a Fabcom S.A.S.
No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar
Tratamiento de datos personales, ratificándose lo contenido en el artículo 4 del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013

b. Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. Es decir, los datos deberán ser: (1) adecuados, (2) pertinentes y (3) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

2.- Principios relacionados con el uso de datos personales.

a. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si con el tiempo, el uso o tratamiento de los datos personales se modifica, será necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular

b. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la finalidad de la recolección y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos

c. Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por la información recolectada en las bases de datos o archivos.

d. Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales

3.- Principios relacionados con la calidad de la información.
Principio de veracidad o calidad: Conforme con el artículo 22 del Decreto 1377 de 2013, la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y para ser actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente, el titular lo solicite o Fabcom S.A.S. lo determine.

4.- Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales.
a. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

b. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en estas políticas.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

c. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

d. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el

Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma en Fabcom S.A.S. los datos personales serán tratados de manera leal, lícita, segura y confiable, teniendo en cuenta las siguientes finalidades:

1.- En desarrollo de las actividades propias del objeto social, tales como la comercialización de abrasivos y otros productos, e igualmente de servicios direccionados a los clientes, se recolecta la siguiente información:

a. Información concerniente a todos los datos personales de los clientes

b. Información concerniente a las solicitudes de crédito que realicen los clientes

c. La información vinculada con trámites (solicitudes, quejas, reclamos) dentro de los parámetros legales a los que está sometida la empresa.

d. La información de contacto y documentos pertinentes que requiera la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, y cualquier tercero con el cual Fabcom S.A.S. posea un vínculo contractual relacionado con el objeto social que desarrolla.

e. La información que deba darse a conocer, transferir y/o trasmitir mis datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube o cualquier otra modalidad de almacenamiento, los cuales estarán precedidos de las seguridades que Fabcom S.A.S. administra en la conservación y disponibilidad de las bases de datos.

f. Información que deba ser reportada a las autoridades competentes sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contractuales del titular del dato a centrales de información.

g. La información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del
Estado Civil, los Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional, internacional o extranjera; en términos de las políticas contenidas en el manual de prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo
h. La información del titular del dato que repose en centrales de información crediticia como, entre otros, CIFIN, DATACRÉDITO o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y provenientes de terceros países para los fines indicados en el objeto social de la entidad, las políticas de vinculación a los servicios y las normas reglamentarias o modificatorias de su función.

i. La información que deba ser enviada con ocasión de sus obligaciones legales o contractuales que no esté relacionada en los literales anteriores, pero atendiendo siempre los principios de manejo de bases de datos personales aquí descritos.

2.-En relación con los proveedores actuales o antiguos.

a. La información necesaria para efectuar las gestiones pertinentes para conocer al proveedor y los productos y servicios que ofrece.

b. Información relacionada con la calidad tributaria de los proveedores, a fin de identificar las retenciones y descuentos aplicables de los cuales se le debe hacer reporte a la DIAN.

c. La información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, los Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional, internacional o extranjera; con el propósito de cumplir con las normas sobre conocimiento del proveedor.

d. La información vinculada con trámites (solicitudes, quejas, reclamos) dentro de los parámetros legales a los que está sometida la empresa.

e. Información de los proveedores relacionada con la realización de actividades en moneda extranjera, participación societaria en instituciones y vinculación en funciones públicas, a fin de dar cumplimiento a las políticas contenidas en el manual de prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo.

f. Información que sobre los proveedores repose en los libros de contabilidad de Fabcom S.A.S., la cual no se puede destruir dentro de los 20 años siguientes al cierre de libro contable o dentro de los 10 años siguientes cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico.

g. Información que deba ser reportada a las autoridades competentes sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones contractuales del titular del dato a centrales de información.

h. La información que deba ser enviada con ocasión de sus obligaciones legales o contractuales que no esté relacionada en los literales anteriores, pero atendiendo siempre los principios de manejo de bases de datos personales aquí descritos.

3.- En relación con los empleados, miembros de la junta directiva y accionistas:
a. Información personal básica necesaria para el registro y vinculación de la persona en virtud del contrato laboral. Dentro de la cual se incluye información bancaria del trabajador, para los efectos del cumplimiento de la obligación del pago salarial.

b. La información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, los Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional, internacional o extranjera; con el propósito de cumplir con las normas de seguridad y conocimiento del personal vinculado o por vincular a Fabcom S.A.S.

c. La información de sus empleados en relación con cualquier consulta a médicos, hospitales, compañía de seguros, compañía de medicina prepagada o entidades promotoras de salud (EPS) para que en cualquier momento, ya sea en vida del titular o posterior a su muerte, Fabcom S.A.S. pueda acceder a la información sobre el estado de salud del titular pero única y exclusivamente para definir los beneficios a los cuales tiene este derecho o aquellos que de cualquier forma puedan llegar a estar relacionados con enfermedades profesionales o accidentes de trabajo; en consecuencia el titular autoriza a dichas entidades para que entreguen a Fabcom S.A.S. copia de toda la información requerida.

d. Información médica de los empleados, recolectada en virtud de las jornadas de evaluaciones médicas y diagnóstico de salud en cumplimento del Programa de Medicina del Trabajo cuyo objetivo es la promoción y control de la salud de los trabajadores, garantía de óptimas condiciones de bienestar y disminución de los factores de riesgo ocupacional.

e. La información sobre los datos (1) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (1) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (3) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Fabcom S.A.S., se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Fabcom S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier proceso legal.

f. La información necesaria para la prestación de servicios y/o actividades, diferentes a las funciones propias de su cargo, como lo son servicio de parqueadero y actividades lúdicas o recreativas.

g. La información que deba ser enviada con ocasión de sus obligaciones legales o contractuales que no esté relacionada en los literales anteriores, pero atendiendo siempre los principios de manejo de bases de datos personales aquí descritos

i. La información que deba ser enviada con ocasión de sus obligaciones legales o contractuales que no esté relacionada en los literales anteriores, pero atendiendo siempre los principios de manejo de bases de datos personales aquí descritos.

4.- Almacenamiento, protección, seguridad y conservación de la información relativa a los datos personales.

La base de datos es almacenada en forma digital y documental, en medios seguros y se cuenta con un responsable de la información

CAPITULO IV.- DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

1.- Derechos del titular

Los titulares de los datos sometidos a estas políticas de manejo de datos personales tendrán los siguientes derechos, los cuales se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

a. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

b. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

c. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

d. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
e. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

2.- Personas que pueden ejercer los derechos del titular
De acuerdo con lo estipulado en el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad

c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d. Por estipulación a favor de otro o para otro.

e. Los padres o albaceas. Cuando se trate de derechos de los menores de edad hasta los 18 años, se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

f. Los albaceas o sus representantes, cuando se trate de incapaces distintos a menores de edad. Estos son todos aquellos que sufran de cualquier situación que les impida tomar decisiones por sí mismos y cuya situación ha sido declarada judicialmente.

CAPITULO V.- PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN FABCOM S.A.S.

La atención de peticiones, consultas, reclamos, velar por los derechos de los titulares, será responsabilidad de:
1.- Responsable a nivel general sobre todas las bases de datos
Nombre o razón social
FABCOM S.A.S.
Dirección y domicilio
Mamonal Km 1 Centro Logístico Bloc Port Bodega 56 Cartagena – Colombia
Teléfonos
6777317 – 6571601
Correo electrónico
zpalomino@fabcomsas.com
Página Web
www.fabcomsas.com
2.- Responsable del tratamiento de la base de datos de: Clientes, Proveedores, Trabajadores, Accionistas y Asesores
Cargo
Desarrollador de Negocios
Dirección y domicilio
Mamonal Km 1 Centro Industrial Bloc Port Bodega 56 Cartagena – Colombia
Teléfonos
6777317
Correo electrónico
protecciondedatos@fabcomsas.com

CAPITULO VI.-

Deberes de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento en Fabcom S.A.S.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno. El Responsable y el encargado del tratamiento de datos personales, tendrán las limitaciones estipuladas en el Art. 11 del Decreto 1377 del 27 de junio 2013.

1.- Deberes del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; tiene las siguientes responsabilidades:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.- Deberes de los Encargados del tratamiento

El encargado del Tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento; tienen las siguientes responsabilidades:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares

g. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley

h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal

i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se l presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPITULO VII.- ASPECTOS A CONSIDERAR SOBRE LA AUTORIZACIÓN

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

1.- Condiciones para la autorización

Para obtener la autorización, en primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo

b. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Fabcom S.A.S.

c. Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012; también señalados en el Capítulo IV. del presente manual de políticas de tratamiento de datos.

d. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre personas que son calificadas como incapaces (menores de edad, personas que no estén en uso de sus facultades y haya fallo sobre el particular)

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través del medio que se haya establecido en la política entre los cuales el correo electrónico a la dirección que se informe en la política, comunicación física dirigida al Representante Legal de Fabcom S.A.S. o cualquier otra forma que permita establecer su recibo en la oficina principal de Fabcom S.A.S. y que pueda ser objeto de consulta posterior.

En tercer lugar se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar las condiciones del uso de la información sobre los datos personales y del consentimiento dado por el titular o su representado sobre los datos personales. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrar.

2.- Modo de obtener la autorización.

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del Tratamiento de datos personales establecen los mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del 1377 de 2014, a saber: La autorización debe hacerse llegar a la dirección o correo electrónico de los responsables del tratamiento de datos personales, señaladas en el Capito V. de del presente manual, además puede manifestarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas.

3.- Autorización por conductas inequívocas

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, que permita concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información.

Conforme al Concepto 14283428 del 10 de febrero de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), la autorización del titular de la información para el tratamiento de datos debe darse de forma inequívoca, es decir, mediante conductas que no admitan duda o equivocación del titular y que permiten concluir de manera razonable su otorgamiento. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

a. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Fabcom S.A.S.

b. El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento, conforme con las disposiciones legales.

c. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad, conforme con las disposiciones legales

d. La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

4.- Autorización sobre datos sensibles del titular

De acuerdo con el Art. 6 de la ley 1581/12 y Art. 6 del Decreto 1377/13, solo procederá la autorización para tratamiento de datos sensibles cuando se cumpla con los siguientes requisitos:

a. Que haya autorización explícita del titular de los datos sensibles;

b. Que el titular conozca que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.

c. Cuáles de los datos suministrados serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo

5.-Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

Tratándose de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

a. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los (NNA)

b. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los (NNA).

El representante de los (NNA) deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los (NNA) para entender el asunto

c. El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

6.- Otras políticas sobre la Autorización

Para el tema de la autorización la sociedad aplicará lo contemplado en los Arts. 8, 9 y 10 del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013

7.- Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales
Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar si en algún momento se capturan o almacena datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes (NNA). La gestión de

Riesgos de Fabcom S.A.S., será el mecanismo encargado de verificar si esta eventualidad se presenta; para ello, deberá cerciorarse que las personas que tengan acceso a ella cumplan con los requisitos legales así como la política para el manejo de bases de datos personales en su recolección. Las personas responsables del tratamiento de datos, una vez capturen o almacenen datos personales calificados como sensibles o de (NNA), deberán:

a. Informar a la Gestión de Riesgos que se va a proceder a dicha captura o almacenamiento

b. Definir el personal que tendrá acceso y uso de la información y validar con la Gestión de Riesgos.

c. Velar por la aplicación de los controles específicos para el cumplimiento de los principios y los deberes relacionados con la política y en particular con los datos personales que aquí se relacionen.

8.- Transferencia internacional de datos personales

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia, salvo que la ley diga lo contrario. En este sentido, antes de enviar datos personales a responsables del tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

9.- Transmisiones internacionales y nacionales de datos a Encargados

Conforme con lo establecido en los Arts. 24 y 25 del decreto 1377/13, cuando Fabcom S.A.S. desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, deberá acordar mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales el manejo que se dará a los datos enviados, incluidos los siguientes aspectos:

a. Alcances del tratamiento

b. Actividades que el encargado realizará en nombre de Fabcom S.A.S.

c. Obligaciones que debe cumplir el encargado respecto del titular del dato y Fabcom S.A.S.

d. Obligaciones del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del responsable observando la presente política;

e. Deberes del encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.

f. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

CAPITULO VIII. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

Conforme a lo dispuesto en el numeral 5 del Art. 13 y el Art. 18 del Decreto 1377 de 2013, los titulares de la información o persona autorizada según lo establecido en numeral 2 del Capítulo IV de esta política, podrán ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar o suprimir información contenida en la base de datos, así como también podrán revocar la autorización otorgada al responsable para el tratamiento de la información.

Los procedimientos para el ejercicio de dichos derechos, serán aquellos que determine el responsable de la información dependiendo de la naturaleza de la base de datos, los cuales serán informados oportunamente a los titulares de la información, sin perjuicio de que dichos procedimientos respeten cuanto menos las siguientes disposiciones:

1.-Consultas

Fabcom S.A.S. llevará la información sobre la fecha de recibo de la consulta, identidad del solicitante y fecha de respuesta.

La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma a través de correo electrónico a la dirección establecida o correo cerficado a la dirección incluida en la comunicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2.- Reclamos
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.

El reclamo debe contener la siguiente información numeral 1 del art. 15 de la ley 1581:
a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada

b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. De todas formas, pasado un mes de la remisión por correo solicitándosele complemente la información, se enviará una comunicación recordando la fecha límite para subsanar las fallas.

Durante este término los datos se mantendrán vigentes sin ninguna restricción.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “Reclamo en Trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPITULO IX.- DOCUMENTOS ADICIONALES QUE HACEN PARTE DE LAS POLÍTICAS Y DEPENDENCIA SOPORTE

1.- Forman parte de esta política lo siguientes documentos:
a. Procedimiento para creación y control de la información documentada.
b. Manual de convivencia
c.Las políticas aquí establecidas serán de aplicación preferente en caso de existir eventual inconsistencia sobre tratamiento de datos personales entre los anteriores documentos.
2.- Dependencia soporte
Cualquier información adicional relacionada con el contenido de este documento, será atendida por:
Cargo
Desarrollador de Negocios
Dirección y domicilio
Mamonal Km 1 Centro Industrial Bloc Port Bodega 56 Cartagena – Colombia
Teléfonos
6777317 – 6571601
Correo electrónico
protecciondedatos@fabcomsas.com

CAPITULO X.- CÁMARAS DE SEGURIDAD

Como medida de seguridad, Fabcom S.A.S. cuenta con un sistema de video cámaras, para ello tiene establecido lo siguiente:

1. Instalará avisos en sitios visibles informando la existencia de dichas cámaras.

2. En el aviso se señalará que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier proceso legal.

3. Como medida adicional de seguridad y con el fin de llevar un registro histórico de los eventos realizados, Fabcom S.A.S. podrá captar imágenes y videos durante las actividades lúdicas, recreativas, deportivas y jornadas de capacitación organizadas por la compañía.

Capitulo XI.- Fecha de entrada en vigencia de la presente política y período de vigencia de la base de datos.

Las políticas de Tratamiento de Datos personales fueron aprobadas luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012, la cual fue recientemente reglamentada por el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, razón por la cual entrará en vigencia a partir del 27 de julio de 2013.
La vigencia de las bases de datos dependerá de las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.